Communicatie in fase 2 van corona: 5 tips
Nu organisaties de eerste fase van crisiscommunicatie rond corona achter de rug hebben, staan zij voor de volgende uitdaging. Want nu volgt een periode waarin medewerkers -en ook externe stakeholders- zich vermoeid, onzeker en minder verbonden zullen voelen. Dat betekent dat de communicatie-inspanningen van jouw organisatie belangrijker zijn dan ooit. Waar moet je op letten? Wij geven vijf tips.
1. Houd balans tussen frequentie en relevantie
Het is belangrijk om in je communicatie de juiste balans te vinden tussen de frequentie en relevantie van je boodschappen. Het doel is om je medewerkers op de hoogte te houden en te betrekken, maar ook om hen te inspireren. Zorg daarom voor een goed evenwicht tussen enerzijds praktische ondersteuning en anderzijds de juiste dosis empathie. Dit zie je direct terug in de houding en betrokkenheid van je mensen.
2. Zeg wat je weet en (nog) niet weet
Ook in tijden van een pandemie blijft transparantie en tweerichtingscommunicatie key. Zeg wat je weet en (nog) niet weet. Beschrijf -in geval van onduidelijkheid of onzekerheid- ook het proces dat je hebt ingezet om meer zekerheid te verkrijgen en houdt de communicatielijnen open. Daarnaast blijft het essentieel om medewerkers eraan te herinneren dat hun gezondheid en veiligheid de belangrijkste zorg van de organisatie is en je deze periode samen volhoudt en zal overwinnen. Natuurlijk met oog en oor voor de lasten die medewerkers professioneel maar ook privé door de crisis dragen. Daarin als communicatieafdeling of –professional nauw optrekken met HR en ICT is cruciaal voor het vinden van en communiceren over praktische tools en oplossingen waarmee je de situatie kunt verlichten. Denk bijvoorbeeld niet alleen aan virtuele ondersteuning, maar ook aan concrete hulpmiddelen voor kinderopvang.
3. Vergeet de externen niet
Hoewel de prioriteit van je communicatie in eerste instantie bij je medewerkers ligt, moet je je externe doelgroepen uiteraard niet uit het oog verliezen. Ook zij willen geïnformeerd en geïnspireerd blijven en zich verbonden voelen. Dit vraagt wel om enige aanpassing en verfijning van de inhoud van je gebruikelijke communicatie, zodat het aansluit bij deze tijd. Ook je externe stakeholders zijn geholpen met ondersteuning en tips bij het zo goed mogelijk overwinnen van deze crisis. Maar bied hen met inhoudelijke, passende communicatie ook de mogelijkheid om even te ontsnappen aan het coronanieuws dat nu op alle kanalen domineert.
4. Geef duidelijke, impactvolle en betrouwbare informatie
Het bestrijden van deze pandemie draait volledig om gedragsverandering. Om massale gedragsverandering van het publiek te bereiken, is duidelijke en impactvolle informatie afkomstig van betrouwbare bronnen van groot belang. En de rol van de communicatieprofessional dus ook.
5. Zet zoveel mogelijk kanalen in
Welke kanalen je dan moet gebruiken om je in- en externe doelgroepen te bereiken? Hiervoor geldt: zet zoveel mogelijk kanalen in. Vanwege de omvang van deze pandemie is het belangrijk om in ieder geval ieder bestaand kanaal te voorzien van (het laatste) nieuws en informatie. Intern zijn de regelmatige inzet van kanalen zoals Microsoft Teams en natuurlijk intranet, e-mail en de eventuele interne nieuwsbrief belangrijk. Blijf ook verwijzen naar de autoriteiten als de beste bron voor de meest actuele informatie.
FAQ
Nog steeds vragen over communicatie in coronatijd? Check dan ook onze FAQ.
Bron: PR Daily