Grensoverschrijdend gedrag als reputatierisico

27 februari 2023 – Na de media-aandacht voor misstanden bij verschillende publieke organisaties wordt er veel vaker melding gedaan van grensoverschrijdend gedrag. Een ontwikkeling die Nederlandse arbeidsrechtadvocaten al langer signaleren. Leidinggevenden zijn bovendien alerter geworden op de sociale veiligheid. Meldingen moeten natuurlijk goed onderzocht worden, juist om een veilige bedrijfscultuur te borgen. Maar werkgevers schieten regelmatig door in hun aanpak. De beklaagde wordt soms zonder onafhankelijk onderzoek direct ontslagen of geschorst. Consequenties kunnen soms maanden doorwerken, omdat juridische procedures gestart worden. Een veilige werkomgeving, een van de belangrijkste factoren in de reputatie van organisaties, komt hierdoor sterk onder druk te staan.

Reputatieschade

Schandalen rond gedrag op de werkvloer bij televisieprogramma’s, in de politiek of de sportwereld zijn aan de orde van de dag. In de sportsector is het aantal meldingen zelfs bijna verdubbeld, deels doordat de normen over grensoverschrijdend gedrag verlaagd zijn.

Grensoverschrijdend gedrag komt in allerlei vormen voor op de werkvloer. Niet alleen seksuele overschrijding, maar ook uitsluiting, pesten, agressie en racisme. Om persoonlijk leed (van slachtoffers en onterecht beschuldigden) en reputatieschade te voorkomen moet de organisatie een aantal stappen zetten.

Preventie

Om te beginnen de beleids- en regelgevingskant om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Naast de (wettelijke) zorgplicht die werkgevers hebben, doen zij er goed aan om breder te kijken naar grensoverschrijdend gedrag en daar beleid over op te stellen. Onder meer door een gedrags- of cultuurcode over (on)gewenst gedrag te introduceren en na te leven en een (externe) vertrouwenspersoon aan te stellen.

Crisiscommunicatieplan

Met een crisiscommunicatieplan kun je je al grotendeels voorbereiden op een situatie van ongewenst gedrag, die altijd onverwacht komt. Met een goede voorbereiding win je tijd, een essentieel element tijdens een crisis omdat de situatie snel kan escaleren. En je voorkomt dat de situatie leidt tot onherstelbare reputatieschade.

Als de pleuris uitbreekt

Als er sprake is van een crisis door grensoverschrijdend gedrag, is de eerste stap het aanwijzen van een crisisteam (vergelijk het Outbreak Management Team tijdens de coronapandemie). Het team bestaat uit een kleine groep deskundigen: de HR-verantwoordelijke, een arbeidsjurist, een communicatieprofessional, iemand uit de directie of het bestuur en eventueel een compliance officer.

Het is als team zaak om zo snel mogelijk te bepalen aan welke stakeholders je verantwoording af moet en wil leggen en op welk moment. Het team brengt natuurlijk geen vertrouwelijke informatie naar buiten, maar als het spreekt, is het met één mond.

Grip

Een van de eerste acties is vaak het instellen van een onderzoek. De objectieve feiten moeten zo snel mogelijk op tafel komen, waarbij ook de beklaagde wordt gehoord. De interne geruchtenstroom zal al snel op gang komen en in het ergste geval wordt informatie naar de buitenwereld gelekt. Daarop grip houden is de grootste uitdaging.

Scenario’s

Werk daarom (vooraf in het crisiscommunicatieplan) scenario’s uit, gebaseerd op de mate van informele communicatie en eventuele lekken, de omvang van de beschuldiging of de sanctie en de gevolgen voor eventuele slachtoffer(s). Pas het scenario aan de actuele situatie aan en bepaal samen met de jurist per scenario welke reactiestrategie je volgt, stel een statement op voor de interne en externe communicatie en formuleer de Q&A’s. Zo behoud je de regie.

Medewerkers

Vergeet bij de communicatieaanpak ook niet de medewerkers die niet direct zijn betrokken bij de situatie. Benadruk dat het oordelen aan rapporten en rechters is en vraag hen om terughoudend te zijn in de informele communicatie. Blijf de communicatie monitoren. En daarin zit ook een taak voor de organisatie naar buiten toe: hoewel de interne communicatie- en informatievoorziening op orde kan zijn, hoeft dat niet te betekenen dat de geruchten buiten de bubbel van het bedrijf zijn recht gezet.

Empathie

Last but not least: hoe voor de hand liggend ook, empathie met de slachtoffers wordt nog wel eens vergeten of onhandig geuit. Neem John de Mol, die veel kritiek kreeg op zijn reactie op het schaal bij The Voice. Het zal niet de laatste keer zijn dat het ontbreekt aan oprechte betrokkenheid.