4 essentiële stappen bij het kiezen van een communicatiebureau

23 december 2020 – Het gaat om het vinden van een partner die je kunt vertrouwen en die jouw organisatie, producten en/of diensten het beste tot hun recht kan laten komen.

Maak een heldere briefing

Welke doelen wil je bereiken door een communicatiebureau in te schakelen? Hoe je daar gaat komen, dat is de taak van het bureau. Wees zo concreet en precies mogelijk in de briefing. Dit bespaart niet alleen tijd, het maakt het voor het communicatiebureau ook eenvoudiger om te bepalen of zij jouw organisatie verder kunnen helpen. Informatie die zeker niet mag ontbreken in de briefing:

• Geschiedenis/context van de organisatie
• Omgeving: markt, producten en diensten, concurrenten, doelgroepen
• Beschrijving van de producten en diensten
• Doelen op korte, middellange en lange termijn
• Budget
• Schaal: lokaal/nationaal/internationaal
• Timing

Stel een lijst op van potentiële bureaus

Er zijn erg veel communicatiebureaus, zowel groot als klein, met ieder hun eigen specialisaties. Ben je op zoek naar een bureau dat gespecialiseerd is in B2B of B2C? Maak een lijstje van bureaus op basis van je behoeftes en selecteer er drie waarmee je contact opneemt. Houd hierbij rekening met het klantportfolio van het bureau zodat je een partner kiest die vertrouwd is met jouw sector. Kijk ook naar de aanpak van het bureau; ieder heeft zo zijn eigen manier van werken en het is erg belangrijk dat je je in deze werkwijze kan vinden.

Passend bij jouw communicatievraag

Sommige bureaus hebben zowel B2B- als B2C-klanten. Dit bewijst dat het bureau uitgebreide kennis heeft van diverse media en hun werking en een passend antwoord kan bieden op jouw communicatievraag. Wil je je activiteiten internationaal uitbreiden? Ga dan zeker na of het bureau over een internationaal netwerk beschikt om je hierin te ondersteunen.

Betrokkenheid

Vertrouw in ieder geval niet op de grootte van het bureau. Dit is geen maatstaf voor de betrokkenheid van de consultants. Het is hoogst onwaarschijnlijk dat je communicatieproject beheerd wordt door een team van meer dan drie personen. Als een bureau het tegendeel beweert, is het ofwel niet eerlijk of riskeer je hiervoor de -dure- rekening gepresenteerd te krijgen.

Zorg dat je het team ontmoet en niet alleen het bureau

Organiseer meetings met de verschillende bureaus op basis van je shortlist. Zorg ervoor dat je voldoende tijd laat tussen de verschillende meetings. Dit geeft je de kans om alles rustig te evalueren alvorens je een beslissing neemt. Let erop dat je alle bureaus dezelfde briefing geeft zodat je achteraf makkelijk kunt vergelijken.

Laat de bureaus zich voorstellen aan het begin van de meeting. De nauwkeurigheid, duidelijkheid en structuur waarmee het bureau de informatie overbrengt, helpt jou bij het vormen van de eerste indruk. Geef het bureau achteraf ook voldoende tijd om een gedetailleerd en degelijk voorstel te maken.

Samenwerken met een bureau is een kwestie van vertrouwen. Zorg ervoor dat je kennismaakt met de perso(o)nen die zich effectief met jou zal/zullen bezighouden. Let op voor “Bait & Switch”-technieken waarbij een bureau de meest ervaren consultants presenteert, maar het nalaat te vertellen dat de eigenlijke uitvoering zal gebeuren door junior consultants die je nog nooit hebt ontmoet.

Evalueer het voorstel op basis van criteria

Eindelijk is het moment van de waarheid aangebroken: de definitieve keuze voor een communicatiebureau. Wanneer je een voorstel bekijkt, stel jezelf dan de volgende vragen:

• Heeft het bureau de problematiek begrepen?
• Kent het bureau jouw markt en de specifieke kenmerken?
• Is het strategische advies van het bureau duidelijk en relevant?
• Past het voorstel binnen de strategie en het imago van je organisatie?
• Geeft het bureau in haar voorstel blijk van creativiteit en originaliteit?
• Geeft het bureau antwoord op de doelen uit de briefing?
• Heeft het bureau rekening gehouden met je financiële middelen? Zo niet, is het voorgestelde budget gerechtvaardigd door de voorgestelde activiteiten?
• Respecteert het bureau je timing?