Voorkom reputatieschade na grensoverschrijdend gedrag

16 februari 2022 – Grensoverschrijdend gedrag gaat niet alleen over seksuele intimidatie. Het gaat ook over stelselmatig manipulatief gedrag, intimidatie of pesten. Grensoverschrijdend gedrag is een juridisch complexe en vanuit reputatie-oogpunt potentieel zeer schadelijke kwestie waar je als organisatie ieder moment mee geconfronteerd kunt worden.

Reputatieschade

Nederlandse arbeidsrechtadvocaten merken al langer een toename van zaken die gaan over grensoverschrijdend gedrag. Medewerkers durven zich sneller uit te spreken, aangemoedigd door zaken die in de publiciteit komen, en voor zichzelf op te komen. Daarnaast zorgen social media voor een snelle verspreiding van geruchten die kunnen leiden tot publicaties in de media. Trial by media kan leiden tot publieke veroordeling, wat nog meer beschadigend kan zijn dan eventuele juridische consequenties als het gaat om de reputatie van de organisatie of de verdachte(n) in kwestie. Als de situatie onbeheersbaar wordt, verlies je de regie en wordt de organisatie speelbal in een orkaan van berichten en belangen.

Aanpak crisiscommunicatie

Duidelijke rolverdeling en strakke regie

De scenario’s voor grensoverschrijdend gedrag zijn legio, van MeToo tot pesten en alles daaromheen. Toch zijn er een aantal belangrijke stappen die in iedere situatie moeten worden gezet. De eerste is: het samenstellen en bijeenbrengen van een kernteam, het crisisteam. Daar horen in ieder geval een HR-medewerker, een arbeidsjurist, eventueel de compliance officer en een verantwoordelijke voor communicatie zitting in te hebben. Afhankelijk van de grootte van de organisatie en de context kan daaraan ook een lid van de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht worden toegevoegd. Dit team heeft een voorzitter die verantwoordelijk is voor de aansturing van en de communicatie binnen het team, zodat een ieder te allen tijde op de hoogte is van te nemen en genomen acties. Aan welke stakeholders je in welke fase verantwoording af moet en wil leggen, wordt vastgelegd in een communicatiematrix.

Analyse

Zeker als het gaat om grensoverschrijdend gedrag, is zorgvuldigheid key. Hierbij is het essentieel dat de rust bewaard blijft en dat er niet even rap vanuit de heup wordt geschoten om negatieve berichten maar voor te blijven. Om de geruchtenstroom voor te zijn, moeten zo snel mogelijk de objectieve feiten op tafel komen. Daarom start direct de analysefase. Wat is er precies gebeurd? Wie zijn op de hoogte? Is er een vertrouwenspersoon en is deze ingeschakeld? Is er een klachtenprocedure gestart? Wat staat er in een eventuele gedragscode? Deze informatie kan door een in- of externe audit worden vergaard en onderzocht. Ook worden social media- en nieuwsmedia-monitoring ingeregeld om de berichtgeving in de gaten te houden.

Scenario’s, statements en Q&A’s

Of er gesanctioneerd gaat worden, hangt af van de uitkomst van het onderzoek. Sancties zouden kunnen zijn: de beschuldigde gaat met betaald verlof; de beschuldigde krijgt een schriftelijke waarschuwing of wordt ontslagen. Vanzelfsprekend is de ingeschakelde arbeidsrechtadvocaat hierin leidend. Communicatie moet met al deze scenario’s en met voortijdig lekken van geruchten rekening houden. Stel daarom scenario’s op, gebaseerd op de mate van uitlekken, de omvang van de beschuldiging of de sanctie en de gevolgen voor slachtoffer(s). Formuleer vervolgens per scenario een statement dat centraal staat in de in- en externe communicatie en stel per scenario Q&A’s op. Hiermee behoud je de regie. Empathie met de slachtoffers is essentieel; hoe voor de hand liggend ook, dit wordt nog wel eens vergeten of op een geforceerde, onoprechte manier tot uiting gebracht. mag.

Preventie

Beleid

Hierboven staan een aantal eerste stappen beschreven als er binnen jouw organisatie sprake is van grensoverschrijdend gedrag. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om te voorkomen dat deze situatie zich voordoet. Werkgevers zijn hiertoe verplicht vanuit de Arbowet. De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft daarvoor richtlijnen opgesteld. Dat is de regelgevingskant van het verhaal.

Crisiscommunicatieplan

Een crisiscommunicatieplan kan je vanuit reputatiemanagement al grotendeels op een geval van grensoverschrijdend gedrag voorbereiden. Een goede voorbereiding is cruciaal. Een crisis komt per definitie onverwacht en kan in potentie snel escaleren. De factor tijd speelt een cruciale rol in het managen van de crisis en het voorkomen dat deze leidt tot onherstelbare reputatieschade. Het is daarom verstandig om je voor te bereiden wanneer er geen wolk aan de lucht is. Dan heb je de rust om een goed crisiscommunicatieplan op te stellen voor mogelijke crisisscenario’s, inclusief die voor grensoverschrijdend gedrag.