Wat zijn jaarverslagen?

Steeds meer organisaties ontdekken hoe nuttig jaarverslagen zijn. Lees onze acht tips om te scoren met dit verslag.

Wat een jaarverslag is

De naam zegt het al: een jaarverslag maak je maar één keer per jaar. Deze verslagen zijn vooral bedoeld om terug te kijken op het vorige jaar, maar ook om vooruit te blikken. Er zijn twee soorten:

1. Het verplichte jaarverslag
2. Het vrijwillige jaarverslag

1. Het verplichte jaarverslag

Jaarverslagen zijn verplichte kost voor veel bedrijven en organisaties, maar niet voor allemaal. Eenmanszaken vallen bijvoorbeeld niet onder de wetgeving die jaarverslaggeving verplicht stelt. Bedrijven en organisaties die wel onder deze wetgeving vallen zijn verplicht om in hun jaarverslag een gedegen toelichting te geven op hun financiële resultaten. Daarvoor gelden strikte regels.

2. Het vrijwillige jaarverslag

Hoor je bij een kleine onderneming of een kleine organisatie, dan hoef je alleen een jaarrekening op te stellen. Die moet je deponeren bij de Kamer van Koophandel. De jaarrekening is niet hetzelfde als een jaarverslag, ook al wordt die vaak wel zo genoemd.

Waarom een vrijwillig jaarverslag?

Ook al is een jaarverslag voor jouw organisatie niet verplicht, het is toch nuttig om er een te publiceren. Het is namelijk een document om te laten zien wat je zoal hebt gerealiseerd als organisatie en wat je toekomstplannen zijn. Waarom doet jouw organisatie ertoe? Hoe maak jij de verwachtingen waar? Waar blinkt jouw organisatie in uit? Het jaarverslag is met andere woorden een prachtig document om antwoord te geven op deze vragen uit je omgeving. Een mooi moment om je organisatie in het zonnetje te zetten.

Hoe je een goed jaarverslag maakt

Van een jaarverslag moet je een hoogtepunt maken. Je laat je organisatie op haar best zien. Dat kun je op de volgende manieren doen:

1. Laat de hoogtepunten zien van je organisatie. Die overtuigen, omdat je laat zien hoe jij de verwachtingen hebt waargemaakt.
2. Wees informatief en eerlijk. Een jaarverslag is geen ronkende reclame. Het gaat erom dat je oprecht informeert, zonder de verdenking van commerciële bijbedoelingen op je te laden. Jaarverslagen stellen je omgeving in staat om zelf een oordeel te vellen over jouw organisatie. Natuurlijk wel op basis van de informatie die jij beschikbaar stelt.
3. Beperkt je niet alleen tot financiële informatie. Bij een jaarverslag denk je al gauw aan financiële verantwoording. Maar in je vrijwillige jaarverslag mag je overal aandacht aan schenken. Bijvoorbeeld ook aan hoe jij omgaat met je medewerkers of met het milieu, in de vorm van een sociaal jaarverslag.
4. Laat ook je kwetsbare kant zien. Eerlijke informatie is niet alleen rooskleurig. Laat ook zien tegen welke problemen je aanliep, welke uitdagingen jij oppakte en waar het moeite kostte om je doelen te halen. Zulke openheid van zaken verwachten mensen van een jaarverslag.
5. Laat niet alleen zien wat je hebt gedaan, maar ook wat de resultaten waren. Denk aan tevreden klanten, medewerkers die met plezier bij je werken of goede resultaten die jij hebt behaald op het gebied van duurzaam ondernemen.
6. Zorg voor een visueel aantrekkelijk document. Dus geen lappen tekst die niet om door te komen zijn, maar gebruik mooie foto’s en illustraties. Het oog overtuigt vaak beter dan het verstand. Gebruik ook video voor je jaarverslag, er zijn steeds meer organisaties die dat doen.
7. Maak je jaarverslag breed toegankelijk. Zet het dus op de homepage van je website als je het publiceert. Maak het wereldkundig met een persbericht. Wat heb je er anders aan, als je het wegstopt in een hoekje waar het niet opvalt?
8. Kijk niet alleen terug, maar ook vooruit. Ook al heet het een ‘jaarverslag’, je kunt de gelegenheid te baat nemen om je plannen te presenteren. Daarmee laat je zien dat je vertrouwen hebt in de organisatie.

Wanneer wordt het jaarverslag gepubliceerd?

Een jaarverslag publiceer je in het voorjaar. Dan worden de meeste gepubliceerd, vooral de verplichte jaarverslagen. Dat heeft een praktische reden, want er zijn een paar maanden nodig om te inventariseren wat er is gebeurd in het afgelopen jaar. Natuurlijk heb je ook tijd nodig om zo’n verslag samen te stellen. Zorg dat je je jaarverslag publiceert voor de zomer. Anders voelt het een beetje als achterhaalde informatie.

Voorbeelden van jaarverslagen

Inspirerende voorbeelden van jaarverslagen zijn er genoeg. Kijk bijvoorbeeld eens naar het verslag van het UMCG. Dat start met een video en een tijdlijn met daarin onder meer de hoogtepunten van het voorgaande jaar. Kijk ook eens naar het verslag van Mediahuis. Deze is mooi vormgegeven en heeft een heldere indeling. Het jaarverslag van de Hartstichting is een ander goed voorbeeld. Daar vind je de informatie in hapklare brokken en kun je het volledige verslag downloaden.

Schrijven van jaarverslagen uitbesteden

Het schrijven van jaarverslagen uitbesteden is een aantrekkelijke optie. Het is namelijk een flinke klus om zo’n verslag te maken. Vaak heb je er geen tijd voor. Dat is jammer, want met een goed jaarverslag maakt je organisatie goede sier. Laat je daarom helpen door het schrijven van een jaarverslag uit te besteden.