Draaiboek crisiscommunicatie

Voorbereiding crisiscommunicatie: een handleiding

Een crisis leidt vaak tot veel onzekerheid en onrust. Bovendien is elke crisis anders. Toch is het mogelijk om de belangrijkste zaken waarmee je een crisis in goede communicatiebanen leidt, vooraf vast te leggen. In een draaiboek, handleiding of handboek crisiscommunicatie. Dit is belangrijk omdat je met de juiste voorbereiding en communicatie crisissituaties effectief het hoofd biedt, reputatieschade voorkomt en je reputatie zelfs kunt versterken. Wij helpen je hier graag mee. Preventief met de juiste voorbereiding, maar ook als het kwaad al is geschied.

In 3 stappen voorbereid op crisis

Wil je liever zelf aan de slag? Met onze onderstaande effectieve aanpak ben je goed voorbereid op mogelijke crises.

Stap 1: Breng crisisscenario’s in kaart

Breng alle mogelijke crisissituaties voor jouw organisatie in kaart en ga na welke crisissituaties zich in het verleden hebben voorgedaan. Hoe is de relatie met stakeholders en waar zitten de kwetsbaarheden op organisatie- en communicatieniveau? Stel deze en andere vragen aan de mensen op sleutelposities en werk de informatie uit tot een aantal (hoofd)scenario’s. Maak vervolgens een onderscheid in gevarenklassen om de crisis te kunnen classificeren.

Stap 2: Formuleer reactiestrategieën, kernboodschappen en Q&A’s

Bepaal per scenario welke strategie passend is. Bepaal ook welke stakeholders betrokken zijn en stel een bijbehorend statement op. Formuleer daarnaast vragen die mogelijk gesteld worden en de antwoorden daarop.

Stap 3: Breng alles in gereedheid: protocollen, eigen mediakanalen en training

Zorg voor een stappenplan, van de eerste acties na het uitbreken van de crisis tot en met evaluatie. Iedereen binnen de organisatie moet weten wie welke verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken heeft. Spreek ook af wie in welke situaties de woordvoering doet. Maak duidelijke afspraken over het contact met de pers en communiceer deze afspraken met alle medewerkers. Zorg dat alle contactgegevens van in- en externe stakeholders up-to-date zijn. Leg dit samen met de uitkomsten van stap 1 en 2 vast in een crisiscommunicatiehandboek. Hiermee is je draaiboek of handleiding bij crisis gereed. Maak deze ook online toegankelijk voor het crisiscommunicatieteam en breng je eigen mediakanalen op orde, zodat je snel kan communiceren. Verder mogen een crisismediatraining of crisiscommunicatiesimulatie in de voorbereiding niet ontbreken.